Vis ma vie de Scrum à Tokyo !

Kamécol Sylva revient sur sa mission chez Axa Life Japan de 2016. Alors Product Owner, il a dû s'adapter à une nouvelle culture afin de coordonner le travail des acteurs japonais avec celui d’Axa France. L’objectif était de sensibiliser les équipes et leur hiérarchie à l’usage du framework Scrum.

Mais comment applique t-on le Scrum avec des équipes issues d’une culture complètement différente de la nôtre ?

Portrait d’un Product Owner globe-trotteur

Kamécol est, à cette époque, Product Owner depuis plusieurs années. Mais il a dû partager son rôle de PO avec celui de Scrum Master afin de réussir ce projet international dans un délai record.

Cette mission ambitieuse consistait à migrer le site web de l’entreprise utilisant une version obsolète du CMS vers la nouvelle, plus simple d’utilisation et plus performante. Pour cela, Kamécol disposait d’une équipe de 12 personnes dont 5 Japonais, 2 Américains, 1 indien et 2 Français (avec qui il a partagé le voyage), et de deux mois ! En plus de migrer ce site dans un délai très court, il devait promouvoir la méthodologie Scrum auprès de l’équipe à la demande du client.

“Donc en plus du rôle de PO il a fallu que j’endosse le rôle de coach agile et de Scrum Master. Pas facile, surtout quand on n’a pas le chrono qui joue en notre faveur…” confie t-il.

Ayant un fort attrait pour les nouvelles technologies, le web design et le sport, il explique que sa force réside dans l’association de ses passions avec son travail quotidien. Et devinez quoi ? Ça fonctionne très bien !

Sport vs Scrum, même combat !

"L’analogie est volontaire. Il est important de se rappeler que le Scrum, avant d’être un framework agile, est un symbole sportif auquel on fait référence dans beaucoup de sports collectifs lorsque l’on est en quête de performance, de coordination et de succès”, raconte t-il.

“Au lieu de n’être qu’un simple processus où l’on suit méthodiquement une série d’étapes séquencées supposant garantir la création d’un produit hautement qualitatif, SCRUM est un cadre permettant d’organiser et manager son travail avec comme maîtres mots : l’écoute, l’adaptation, la cohésion et la communication.

Mixez ces quelques mots et vous obtiendrez une mêlée aussi solide et efficace que celle des All Blacks pendant une coupe du monde de Rugby !”

Fédérer autant d’acteurs d’horizons différents autour d’un projet, un challenge de taille !

En plus d’initier les nouveaux collaborateurs à une “nouvelle” méthode de travail, il a fallu très vite que Kamécol se familiarise avec les pratiques locales, qu’il analyse les comportements, les compétences et le caractère de chacun des acteurs et qu’il adapte ses méthodes pour le bon déroulement des opérations et ce dès son arrivée dans les locaux de l’entreprise. Ayant quelques connaissances sur les us et coutumes du pays, il ne s’attendait pas à voir les collaborateurs japonais prendre la parole spontanément au Stand Up de 10h, surtout lorsque l’on sait qu’au Japon, la modestie est de rigueur et qu’il est malvenu de se mettre en avant !

“Comme ils s’expriment peu, et ne font connaître leurs pensées qu’au compte-goutte, il peut être parfois difficile de communiquer avec eux. Il fallait absolument que j’agisse” poursuit Kamécol.

“J’ai décidé de régulièrement les prendre à part, tout au long du projet, pour monter des ateliers ludiques autour de la prise de parole en public. Tout ça pourquoi ? Faciliter la communication entre nous, tisser des liens et les rendre indispensables sur le projet, dans la mesure où une fois revenus en France, ils devront maintenir cette organisation pour que l’on puisse continuer à travailler ensemble à distance. L’important est qu’ils soient eux même capables de transmettre ce qu’ils ont appris sans avoir à nous consulter en permanence. Même s’il est parfois difficile d’être réactif avec un décalage horaire de 8h !”.

Un Jet lag de longue durée?

Kamécol a joué la méthode latine, en nouant des liens avec son équipe autour d'un repas ou d'un verre, loin de l'espace de travail ouvert. Mais c'est dans le respect de la tradition japonaise qu'il a saisi l'opportunité d'inviter les nouveaux membres de son équipe à un restaurant, afin d'échanger sur les codes sociaux et professionnels, et partager les leurs.L'apprentissage des subtilités de ses collaborateurs ne se réduit pas à de simples heures de bureau. La reconnaissance de leurs différences mutuelles a permis une meilleure compréhension et une collaboration fructueuse, qui ne s'est traduite que par cinq ateliers sur la prise de parole en public, réalisés durant les heures de travail.

Une expérience enrichissante

Conquis par l'idée que la culture japonaise soit axée sur le groupe, en opposition aux sociétés occidentales qui mettent l'accent sur l'individu, Kamécol raconte cette expérience asiatique avec des étoiles dans les yeux. Dans la pratique quotidienne de la méthodologie Scrum, il a remarqué que cette approche collective constituait un véritable avantage.

Il a notamment été frappé par l'efficacité et la minutie dont font preuve les Japonais lorsqu'ils mettent en application leurs nouvelles compétences. Et impressionné par la vitesse avec laquelle son équipe a réussi à s'approprier la méthodologie Scrum, une fois assimilée.

“En l'espace d'une semaine et demie, j’avais l'impression de travailler avec une équipe qui avait déjà une grande expérience dans le domaine de l'agilité !” poursuit Kamécol.

Une autre culture, une autre approche.

La barrière de la langue est une difficulté qu'il faut rapidement surmonter. Et Kamécol a dû apprendre quelques mots de vocabulaire japonais pour se faire vite comprendre.

“L'anglais est une langue utile, mais au Japon, elle est moins utilisée qu'ailleurs!” raconte t-il en riant.

Heureusement, il a pu compter sur certains membres de son équipe japonaise pour comprendre l'anglais et faire la traduction en japonais.
Mais il y a également le rythme de travail, beaucoup plus soutenu. “Ils ont dû travailler de 9 heures à 23 heures plusieurs fois par semaine ! C'est vraiment difficile quand on n'a pas l'habitude, mais cela est vite pardonné à partir du moment où l'équipe leur offre un bon repas et les emmène aux sources d'eau chaude le week-end pour récupérer !” confie-t-il.

Challenge réussi ?

“Totalement, et même avec une semaine d’avance sur la date prévue ! Quand je te dis qu’on a été très efficaces !” poursuit-il.

Il note que son équipe a également fait preuve d'une grande flexibilité et d'une capacité d'adaptation remarquable. Ils ont su gérer les changements de dernière minute et les imprévus avec sérénité, en gardant toujours à l'esprit l'objectif final et en cherchant des solutions créatives pour y parvenir.

Son équipe a démontré son professionnalisme et sa capacité à livrer un travail de qualité dans des délais serrés, tout en maintenant une ambiance de travail agréable et collaborative.

“Cette réussite est le fruit d'un travail d'équipe exceptionnel et d'un engagement sans faille envers la tâche à accomplir” conclut Kamécol avec émotion.”